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浅谈志稿审查验收的重要性及操作

作者:王新中     

  近几年来,随着全省第二轮修志工作的深入,修志进度不断加快,修志成果渐次涌现,大家越来越认识到志书质量的重要性。为此,各地各部门都在如何确保志书质量方面作了不懈的探索。从首轮修志到二轮修志的实践来看,要保证志书的整体质量,使其达到精品佳作的要求,就必须采用强有力的措施,在每个工作环节都严格把关。其中严格执行志稿的审查验收制度,是确保志书质量的重要环节和关键举措,为此,我谈几点粗浅的看法。

  一、严格执行志书审查验收制度的必要性

  首先,严格执行志书审验制度,是修志法规赋予我们的一种职责,是履行依法修志的一个重要程序。《地方志工作条例》第十二条中规定:“以县级以上行政区域名称冠名、列入规划的地方志书经审查验收方可公开出版。”《陕西省实施〈地方志工作条例〉办法》又作了具体规定,第十一条明确指出:“省编纂的地方志书各分志和设区的市编纂的地方志书实行初审、终审两级审查验收制度”,第十二条指出:“县(市、区)编纂的地方志书实行初审、复审、终审三级审查验收制度。”这一制度是首轮修志工作成功经验的总结,是行之有效的。这些规定既是硬性的,又是职责所在,各级地方志机构必须严格执行。

  其次,严格执行志书审查验收制度,是克服现行修志模式中一些弊端的需要。地方志的记述对象涵盖某一行政区域或某一行业领域的方方面面,所涉猎的行业、事物之多,是一般资料性著述所不能比拟的。首轮修志一般都采用政府发文,各部门、各基层单位提供资料或编写初稿,一部志书的编写由始至终,上百人到数百人参与。第二轮修志工作仍然不能脱离众手成书的编纂模式。由于具体撰稿人员的知识层次、业务能力的差异,志书初稿质量也是参差不齐。而在志书的编辑过程中,编辑人员的知识范围又有一定的局限性,这种广泛性和局限性的矛盾,就构成了影响志书质量的隐患。由此可见,要提高志书质量,严格执行志稿审验制度,请有关专家、学者和各界人士对志稿进行审阅是十分必要的。

  第三,严格实施审查验收制度,是已经被实践充分证明了的,提高志书质量的有效举措。审查验收是编纂工作的延续,又是对志书编纂质量的检验和提高。审查验收就是要把质量关。从首轮志书的审查验收到二轮志书的审稿情况来看,所起的作用是很大的。在各级评审过程中,请有关领导、专家、学者以及有经验的同仁参与审稿,从宏观到微观,审稿者都要认真进行审查,既充分肯定志稿已经取得的成绩,又要无保留地指出志稿中存在的问题和不足,并提出具体修改意见,一般提出数百条意见都属正常,有的更多。这既是发扬学术民主的生动体现,也是“专家修志”有效形式的充分显示。编撰者在听取意见后,进行反复修改、查证、补充,把志稿中存在的问题消灭在出书之前,对提高志书质量可起到关键性的作用。

  二、审查验收志稿应坚持的基本标准

  志稿审查验收人员一定要有责任感,充分强化质量意识、精品意识,坚持做到高标准、严要求,一丝不苟,精益求精,以佳志良志为目标,认真把好志书质量关。其所要掌握的基本标准,至少有以下几个方面。

  (一)政治观点正确,无差错

  志书的政治质量是衡量志书整体质量的首要标准。保障新方志政治质量的具体要求很多,其根本是必须以马列主义、毛泽东思想、有中国特色社会主义理论为指导,切实贯彻科学发展观,体现解放思想、实事求是、与时俱进、求真务实的原则。具体审查时,要注意从三个方面着眼:一是看志稿是否以辩证唯物主义和历史唯物主义的观点来记述当地的一切历史事件、各项事业和人物,是非分明,褒贬得当,体现为党立言、为人民立言的精神。二是看志稿中的一些观点和使用的政治术语,是否符合十一届三中全会以来党的基本路线、方针和政策,是否符合国家的法律、法令。三是看志稿是否体现弘扬民族优秀文化传统,反对落后思想,倡导精神文明,有利于民族团结、社会和谐、导向正确。

  (二)资料丰富翔实,全面系统

  志书是资料性文献。要求各个门类的资料翔实完备,并经过考订,准确无误。具体审查验收时,要注意从四个方面把握:一是入志资料必须全面系统,即要如实记载区域范围内从自然到社会各个方面的情况;资料系统,即从宏观与微观两个方面反映各类事物的发展进程。二是入志资料要准确、真实,即志书要客观如实记载历史现象,做到历史现象真实与历史本质真实一致。三是入志资料要有权威性,注重实用价值。四是入志资料不涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私,没有不符合档案开放条件的资料。

  (三)体例科学规范、完备严谨

  志书的体例主要包括志书的类型、书名、体裁、结构等。审查志书时要着眼三个重点:一是志书体裁运用得当,述、记、志、传、图、表、录诸体并用,以志为主,并与序跋、凡例、索引等相配合,相互补充。二是篇目设置科学,符合分类科学、归属得当、横排门类、纵写史实、纵横结合、排列有序、标题精当等要求。三是因地制宜地运用大中小篇体式,发挥章节体、条目体的长处,有利编排和内容记述。

  (四)内容全面、系统,特色突出

  志书内容包括本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状。志稿必须横不缺要项,又要纵不断主线,突出当地的时代特征、地方特色、民族特色、行业特色的要求,并恰当处置各部类之间、各个分志之间的比重关系。审查验收时重点要看:志稿内容是否周延社会各个领域,真实反映社会的方方面面,做到没有缺漏;是否对改革开放的成就反映充分;对经济社会各个方面出现的新产业、新事项及其新变化记述全面详尽;是否将当地特色写足写够,突出体现地方特点,防止千志一面。

  (五)记述方法得当,行文规范

  志书纵述史实,把握事物发端、演变和现状(结果),反映事物发展变化的基本情况,不缺失本地的主要事物,事物的主要方面和事物发展的重要阶段,不采用流水账式、拼盘式记述。要做到不越境而书,遵守断限,述而不论,详略适当,升降格适度,避免重复交叉,重视以事系人,人物写法得当等。行文是编纂志书的手段,规范是对行文的质量要求。行文规范是方志体例的具体体现,主要包括文体标准、文风标准、称谓标准、数量标准、引文标准等。志书行文要严格执行《陕西省第二轮三级志书行文规范》。运用规范的语体文记述,行文严谨、朴实、简洁、通俗、流畅,用字用词准确,称谓、数字、度量衡、标点符号等的使用符合相关规定,图照、表格符合有关要求并做到在一部志书中前后一致。

  三、志书审查验收的基本方法和步骤

  按照《陕西省实施〈地方志工作条例〉办法》中的规定,省、市、县三级都有志书审查验收的职能和任务。虽然分为初审、复审和终审三个步骤,审查的侧重点有所不同,但审查验收的基本方法大体相同。

  (一)志稿报审和准备报审

  志书编纂单位在报送志稿审查前要做充分的准备工作。首先是志稿的准备,应将志稿打印好,装订好,字号不宜太小。要达到“齐、清、定”(志稿正文、图照、概述、附录等齐全;志稿打印清楚;志稿必须是已定稿)的要求。一般要准备三至五套(照片准备一套)。其次是文件准备,志稿在报上一级审查时,需有文字报告。第三,及时报送。按上级要求的数量,及时派人(或邮寄)把志稿及文件送达。另外,一部志稿少则几十万字,多者百万有余,要对志稿的得失作出恰当评价,审稿者要反复审改,需要相当长的时间,在这段时间里,编纂单位要对所报审的志稿做自我审视,组织人员将志稿从头到尾重新检查,寻找问题,提高认识,为上级审查后的集中修改打好基础。

  (二)审稿准备和审稿

  接到请示审查志稿的文件和志稿后,相关单位要制定出详细的审稿方案,及时安排审稿工作,压缩审稿时间,做到不压稿,不拖沓,为缩短志书出版周期争取时间。以下三个方面的工作必须做细:

  1.有针对性地确定强有力的审稿班底

  一部志稿的审稿人员多少和由什么类型的人参与,可根据志稿的文字量和志稿的类型来确定。尽可能地多安排一些人,以听取众家之言。一般情况下应安排一人通审(主审),三至五人分审,特殊情况下可安排更多的人参与审稿,以增加对志稿的评议成分。审稿人员主要是组织聘请有修志实践经验并在地方志理论研究上有造诣的同仁。二十余年的修志实践造就了一批专家,他们有丰富的修志实践经验,深知修志的甘苦,与编纂者心心相通,他们所提出意见深刻、具体,对志稿编纂过程中遇到的问题有独到的见解,他们既可审查全部志稿的成败得失之大,又可点评一章一节一目甚至一字之小,宏微俱览,事事照应。另外,可聘请一些方志学专家和志稿中所涉及到的某些行业专家参与审稿,这对进一步完善志书体例,提高其科学性、著述和学术品位极有帮助。专家学者参与审稿有助于拓宽修志工作者的思路和视野,尤其是行业专家,在志书审查过程中可发挥独特作用。俗话说“隔行如隔山”,志稿中可能有些地方的记述不符合行业实际情况,如果不了解这一行,就很难发现这方面的问题。

  2.合理确定审稿周期和审稿会议的时间和地点

  根据多年的审稿实践,审阅一部志书一般需要四个月左右的时间。审稿人员大都担负一定的职务,或有许多社会工作,必须挤时间审阅志稿,查阅相关资料。审稿会议宜安排在志书编纂单位所在地,有利于更多参与编纂的人员参会,听取审稿意见,便于志稿的后续修改。审稿方案经所在部门领导同意后,相关处(科)室在抓紧落实的同时,要及时通报给编纂单位。

  3.布置审稿任务,抓好落实

  审稿方案确定后,一是要抓紧与所确定的审稿人员联系,采用开会等形式分配审稿任务,提出时间、质量等方面的要求,并提出应该注意的事项和重点。二是审稿期间要经常保持联系,掌握审稿进度,了解存在的问题,及时沟通和解决。三是审阅志稿工作基本结束后,及时召集审稿人员座谈,讨论统一对志稿的基本看法,尤其是对志稿中存在的“硬伤”要形成一致的认识,如较大的结构调整、主要资料的增减、重要历史事件的记述等,防止在大的问题上意见不统一,被审者无所适从。

  (三)组织召开好审稿会议

  审稿会是志书审查验收阶段一个重要的环节,要做好充分准备,确保圆满。审稿会议一般由审稿单位主办,被审单位承办。主办方通知会议的具体事项,安排会议议程,并主持会议。承办方办理各项会务工作。会议主要有编纂单位汇报志书编纂情况;审稿人员发表审稿意见;会议讨论;宣布志稿审查结果等几项主要议程。审稿会议结束后,应将审改的志稿和审稿意见一并交给编纂单位。

  (四)汇总意见,仔细消化,认真修改

  志书编纂单位针对上级审稿会议上提出的意见,可以找一些文件和文章,集中时间组织学习,提高认识,统一思想。在此基础上,制定详细的志稿修改方案,将修改任务逐编、逐章、逐节落实到人,并提出具体要求,对志稿进行认真修改,有些章节甚至要推倒重来。志稿修改也是一个艰辛的过程,修志工作者必须以崇高的责任感和强烈的使命感,以严肃科学的态度,认真对志稿进行加工修改。志书的主编、副主编要集中全力,加强总纂,使审稿会议精神落到实处。

  (五)志稿审查后的验收

  志稿的审查验收也是带有系统性的一项工作,涉及的单位多、人员多,工作环节也多。要确保志书质量,不能只靠一次审稿会议,还要做好志稿审查后的验收这一重要环节的工作,以保证审稿会议成果得到全面吸收,志稿的质量得到提升。志书编纂单位在完成志稿的修改后,与报审时一样,将志稿重新打印、装订好,报送审稿单位验收。对审稿会议上提出的一些较大的意见未能给予采纳的,还要做必要的说明。审稿单位在审稿会议后,应经常与志书编纂单位保持联系,及时掌握志稿的修改进度,交换有关的意见。接到修改后的送验稿后,应安排通审者在较短时间内完成验收工作,对问题仍然较多的志稿,还要提出进一步修改意见。志稿通过验收后,正式下发志稿通过审查验收的文件,批准出版或报上一级审查。这样,一轮志稿的审查验收过程才能得以圆满完成。

  志稿的审查验收是一项既严肃又十分重要的工作,是把好志书质量的最后一道防线,尤其是终审这一关。我们各级修志机构都应认真对待,扎扎实实地做好每一环节的工作,审查验收不流于形式,只有审验把关到位,才能确保志书质量,为后人留下宝贵的精神文化遗产。

  (作者为原陕西省地方志办公室副主任)

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